Puedes ir al pedido después de crear una nueva solicitud. Si se ha creado un pedido ya, puedes accederlo a través del calendario, las tareas para hoy, la base de datos de clientes, la base de datos de pedidos y el chat.
La nueva aplicación muestra la fecha y hora de creación, el estado del pedido, los datos personales del cliente, información general sobre el coche y una lista de trabajos y piezas de recambio.
La marca, el modelo y la matrícula se indican en la información general sobre el coche. Puedes ver las características detalladas del coche y su historial haciendo clic en su nombre. Junto al coche, se ve a un empleado que recibirá el vehículo. Se puede cambiar si es necesario. Especifica el método de pago preferido: Efectivo, tarjeta, liquidación no monetaria o liquidación a través de FixIQ; clase de servicio y coste por hora estándar.
Introduce la fecha y hora de llegada del coche al servicio. Estos datos pueden modificarse según sea necesario.
Para programar trabajos para el coche, haz clic en el botón «Añadir» de la sección «Trabajos».
En la línea «Nombre», selecciona la categoría y los servicios requeridos. Si los datos sobre los servicios se rellenan correctamente en el perfil de servicio, el sistema calculará el coste y el número de horas estándar necesarias para realizar el trabajo. Si los datos no están rellenados, añádelos. Guarda los datos.
Haz clic en el lápiz situado a la derecha del servicio para designar al ejecutor y el puesto de trabajo donde se realizará el trabajo. Elige un puesto de trabajo, los empleados y la hora de inicio. El sistema calculará la fecha y hora aproximadas de finalización del trabajo. Si los servicios pertenecen a la misma categoría y se realizan consecutivamente en el mismo puesto de trabajo, formarán un conjunto de trabajos. Para formar un conjunto de trabajos, añadimos servicios de una categoría. Seleccionamos los que queremos realizar consecutivamente en un puesto y pulsamos el botón editar. Elegimos un puesto de trabajo, uno o varios empleados, y fijamos una fecha y hora de inicio. El sistema calculará la fecha y hora aproximada de finalización del trabajo; la guardamos. El conjunto de trabajos está formado, y tiene un tiempo y coste total de ejecución.
Para añadir piezas de recambio, haz clic en el botón «Añadir» del bloque «Piezas de recambio» e introduce los datos.
Especifica el código de la pieza, el nombre, la cantidad y el precio. El coste total se calculará automáticamente. Pulsa el botón «Guardar».
Si el cliente ha traído sus propias piezas de recambio, haz clic en el signo «Configuración» de la esquina superior derecha y activa la opción de añadir piezas de recambio del cliente.
Haz clic en el botón «Añadir» del bloque «Piezas del cliente» e introduce los datos.
Especifica el nombre y el número de piezas de recambio. Pulsa el botón «Guardar».
Después de añadir recambios, puedes activar la opción «Recambios antiguos al maletero» y añadir un comentario interno al pedido. Este comentario sólo estará disponible para tus compañeros; el cliente no lo verá.
Después de rellenar todos los datos, tienes que coordinar el trabajo y las piezas de recambio con el cliente. Puedes acordar los detalles a través de la aplicación móvil o verbalmente, es decir, hablando personalmente con el cliente.
Para acordar verbalmente los trabajos, haz clic en las casillas situadas frente a los trabajos y los recambios. A continuación, se activará el botón «Acuerdo verbal» en la parte inferior del bloque. Al hacer el clic a este botón, la solicitud pasará al estado «Inscripción confirmada».
Para coordinar rápidamente el trabajo y los recambios con el cliente a través de la aplicación móvil, pulsa el botón «Coordinar con el cliente» en la esquina inferior derecha. A continuación, el cliente recibirá en la aplicación móvil una lista de los trabajos y recambios que requieren coordinación. El pedido pasará al estado «En espera de aprobación». Tras la respuesta del cliente, recibirás un mensaje indicando que ha aceptado o rechazado total o parcialmente el trabajo. La aplicación cambiará al estado «Inscripción confirmada».
Cuando se trabaja con un pedido, el servicio puede solicitar un pago por adelantado de un cliente. Para ello, debe hacer clic en el botón «Solicitar un anticipo» en la parte inferior derecha de la pantalla y especificar la cantidad requerida. La aplicación cambiará su estado a «En espera de anticipo».
Después de que el cliente realice el anticipo, la aplicación pasará al siguiente estado.
Una vez que el servicio ha aceptado el coche, el estado del pedido cambia a uno de los estados de trabajo: en espera, trabajando o diagnóstico, en función de lo que ocurra con el vehículo. Si el vehículo está esperando el recojo o está esperando piezas, cambiará al estado «Esperando».
Si el pedido pasa al estado «Pendiente», el receptor debe indicar que el coche está a la espera de: «Inicio del trabajo» o «Piezas de recambio».
El estado «Pendiente» tiene un plazo en el que se debe empezar a trabajar en el coche. Si este plazo se supera, el sistema enviará una notificación al respecto.
Cuando se prestan servicios de diagnóstico al coche, el estado de la aplicación se actualiza a «Diagnóstico».
Una vez iniciados los trabajos de diagnóstico, el receptor o el superior deben transferir el estado de uno o varios trabajos de diagnóstico al estado «En curso».
Una vez finalizado el diagnóstico y transferido todo el trabajo de diagnóstico al estado «Completado», el estado de la orden cambia a «Diagnóstico completado» o se transfiere al estado «En espera» si se van a realizar otros trabajos en el coche.
Cuando comiencen los trabajos de mantenimiento o reparación en la cabina, el receptor o el superior deberán transferir los servicios que se estén realizando al estado «En curso».
Después, el pedido cambiará su estado a «En curso». El cliente recibirá una notificación al respecto en la aplicación móvil.
Si el estado de los trabajos en curso no se cambia a «Finalizado» a la hora prevista, el receptor recibirá un mensaje sobre el tiempo de retraso. En este caso, cambia el estado de los trabajos a «Finalizado» si se han completado, o actualiza la fecha de finalización de los trabajos.
En cuanto se hayan completado todos los trabajos de la cabina, el receptor debe pulsar el botón «Trabajo completado» en la parte inferior derecha de la pantalla.
Después de que la aplicación haya cambiado al estado «Trabajo terminado», el servicio de coches espera al cliente para entregarle el coche. El cliente puede pagar los servicios del coche a través de la aplicación móvil FixIQ o en el taller correspondiente. Si el cliente paga a través de la aplicación, el servicio de vehículos recibe el mensaje correspondiente, y en la orden de compra aparece la marca correspondiente sobre el pago. El destinatario solo tiene que pulsar el botón «Cerrar aplicación» después de entregar el coche. El pedido recibirá el estado «Completado».
Si el cliente paga en efectivo, con tarjeta o de otra forma, el receptor pulsa el botón «Cerrar solicitud» y selecciona el importe y la forma de pago.
Una vez guardado, el pedido pasa al estado «Completado».
En el estado «Completado», tenemos un historial completo del trabajo realizado, las piezas de repuesto utilizadas, el tiempo empleado en el trabajo y una lista de las personas que lo han realizado. La orden se traslada al archivo.
Los documentos se generan automáticamente para cada pedido. En cada fase del mantenimiento del vehículo, se generan los documentos electrónicos necesarios: «Pedido», “Anexo al pedido», «Certificado de diagnóstico», «Factura» y «Acta de trabajos realizados». Todos los documentos se envían automáticamente a la aplicación del cliente.
Puedes consultar todos estos documentos en cualquier momento o imprimirlos.
El cliente o el servicio de vehículos pueden cancelar la solicitud en cualquier momento antes de que el coche entre en servicio. El pedido cambiará al estado «Cancelado».
Dicho pedido puede restablecerse, pero habrá que volver a acordar con el cliente el trabajo, el tiempo y las piezas de repuesto necesarias.
Si el cliente desea cancelar la solicitud en el momento de realizar el trabajo, el trabajador debe terminar el trabajo y cancelar el siguiente trabajo programado. Después de eso, será posible completar el trabajo en la aplicación. Para suspender el trabajo, haz clic en el icono «Configuración» de la esquina superior derecha y pulsa «Cancelar pedido».
¡El inventario de piezas ya está disponible!
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