Base de connaissances

Travail avec le bon de commande

Vous pouvez accéder au bon de commande après avoir créé une nouvelle demande.

Si un bon de commande a déjà été créé, vous pouvez y accéder via le planning, les tâches du jour, la base de données des clients, la base de données des bons de commande et le chat.

La nouvelle demande affiche la date et l’heure de création, le statut de la commande, les données du client, des informations générales sur la voiture et une liste de tâches et de pièces de rechange.

La marque, le modèle et la plaque d’immatriculation sont indiqués dans les informations générales sur la voiture. Vous pouvez consulter les caractéristiques détaillées de la voiture et son historique en cliquant sur son nom.

A côté de la voiture, vous apercevez un employé qui va réceptionner le véhicule. Il peut être modifié si nécessaire.

Indiquez le mode de paiement préféré : Espèces, carte, règlement autre qu’en espèces ou règlement par FixIQ ; la classe de service et le coût par heure standard.

Indiquez la date et l’heure d’arrivée du véhicule pour le service. Ces informations peuvent être modifiées si nécessaire.

Pour planifier des travaux sur la voiture, cliquez sur le bouton « Ajouter » dans la section « Travaux ».

Dans la ligne « Nom », sélectionnez la catégorie et les services requis. Si les données concernant les services sont correctement remplies dans le profil de service, le système substituera le coût et le nombre d’heures standard requis pour effectuer le travail. Si les données ne sont pas insérées, spécifiez-les. Sauvegardez les données.

Cliquez sur le crayon à droite du service pour désigner l’exécutant et le poste de travail où le travail sera effectué. Choisissez un poste de travail, des maîtres et une heure de début. Le système calculera la date et l’heure approximatives d’achèvement du travail.

Si les services appartiennent à la même catégorie et sont exécutés consécutivement au même poste de travail, ils seront formés en un ensemble de travaux.

Pour former un ensemble de travaux, nous ajoutons les services d’une catégorie.

Nous sélectionnons ceux que nous voulons exécuter consécutivement sur un poste et nous appuyons sur le bouton d’édition. Nous choisissons un poste de travail, un ou plusieurs interprètes, et nous fixons une date et une heure de début. Le système calcule la date et l’heure approximatives d’achèvement de l’œuvre ; nous la sauvegardons. L’ensemble des travaux est formé, et il a un temps total et un coût d’exécution.

Pour ajouter des pièces détachées, cliquez sur le bouton « Ajouter » dans la section « Pièces détachées » et saisissez les données.

Indiquez le code de la pièce, son nom, la quantité et le prix. Le coût total sera calculé automatiquement. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Si le client a apporté ses propres pièces de rechange, cliquez sur le signe « Paramètres » dans le coin supérieur droit et activez l’option d’ajout de pièces de rechange du client.

Cliquez sur le bouton « Ajouter » dans la section « Pièces clients » et saisissez les informations.

Indiquez le nom et le nombre de pièces de rechange. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Après avoir ajouté des pièces de rechange, vous pouvez activer l’option « Anciennes pièces de rechange dans le coffre » et ajouter un commentaire interne à la commande. Ce commentaire ne sera disponible que pour vos collègues ; le client ne le verra pas.

Après avoir rempli toutes les données, vous devez coordonner le travail et les pièces détachées avec le client.

Ils peuvent être convenus par le biais de l’application mobile ou oralement, c’est-à-dire lors d’une communication de vive voix avec le client.

Pour convenir oralement des travaux, cliquez sur les cases à cocher en face des travaux et des pièces. Ensuite, le bouton « Accord verbal » sera activé en haut du bloc. En cliquant sur ce bouton, la demande passera au statut « Inscription confirmée ».

Pour coordonner rapidement les travaux et les pièces détachées avec le client via l’application mobile, cliquez sur le bouton « Coordonner avec le client » dans le coin inférieur droit.

Ensuite, le client recevra une liste des travaux et des pièces de rechange qui nécessitent une coordination dans l’application mobile. Le bon de commande passera au statut « En attente d’approbation ». Après la confirmation du client, vous recevrez un message indiquant qu’il a accepté ou refusé le travail en totalité ou en partie. La demande passera au statut « Inscription confirmée ».

Lorsque vous travaillez avec un bon de commande, le service peut demander l’inscription d’un client. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Demander un abonnement » dans la partie inférieure droite de l’écran et spécifier le montant requis. La demande changera son statut en « En attente d’abonnement ».

Une fois que le client a souscrit l’abonnement, la demande passe à l’état suivant.

Une fois que le service automobile a accepté le véhicule, le statut du bon de commande passe à l’un des statuts suivants : attente, travail ou diagnostic, en fonction de la situation du véhicule.

Si le véhicule attend d’être pris en charge ou est en attente de pièces, il passe au statut « En attente ».

Si le bon de commande passe au statut « En attente », le destinataire doit indiquer que le véhicule est en attente : « Début des travaux » ou « Pièces détachées ».

Le statut « En attente » indique une date à laquelle le travail sur la voiture doit commencer. Si ce terme est dépassé, le système envoie une notification à ce propos.

Lorsque des services de diagnostic sont fournis à la voiture, le statut de la demande est mis à jour et devient « Diagnostics ».

Après le commencement des travaux de diagnostic, le destinataire ou le maître doit transférer le statut d’un ou plusieurs travaux de diagnostic au statut « En cours. »

Une fois le diagnostic terminé et tous les travaux de diagnostic transférés au statut « Terminé », le statut de la commande est modifié en « Diagnostics terminés » ou transféré au statut « En attente » si d’autres travaux sont prévus sur la voiture.

Lorsque les travaux d’entretien ou de réparation commencent sur la voiture, le destinataire ou le maître doit transférer les services en cours d’exécution au statut « En cours ».

Ensuite, le bon de commande passera à l’état « En cours ». Le destinataire recevra une confirmation à ce sujet dans l’application mobile.

Si le statut du travail en cours n’est pas changé en « Terminé » à l’heure prévue, le destinataire recevra un message concernant le retard. Dans ce cas, il faut soit changer le statut des travaux en « Terminé » s’ils sont terminés, soit mettre à jour la date d’achèvement des travaux.

Dès que tous les travaux pour la voiture sont terminés, le destinataire doit appuyer sur le bouton « Travaux terminés » dans la partie inférieure droite de l’écran.

Une fois que la demande est passée au statut « Travail terminé », le service automobile attend que le client lui remette la voiture.

Le client peut payer les services du service automobile via l’application mobile FixIQ ou sur le service.

Si le client paie par le biais de l’application, le service automobile reçoit un message correspondant, et une marque correspondante sur le paiement apparaît dans le bon de commande. Le destinataire n’a plus qu’à appuyer sur le bouton « Fermer la demande » après avoir remis la voiture.

La commande recevra le statut « Terminé ».

Si le client paie en espèces, par carte ou autrement, le destinataire clique sur le bouton « Fermer la demande » et sélectionne le montant et le mode de paiement.

Après avoir enregistré, le bon de commande passe au statut « Terminé ».

Dans le statut « Terminé », on dispose d’un historique complet des travaux effectués, des pièces détachées utilisées, du temps passé sur les travaux et d’une liste des exécutants des travaux.

La commande est déplacée vers les archives.

Des documents sont automatiquement générés pour chaque commande. A chaque étape de l’entretien de la voiture, les documents électroniques nécessaires sont générés : « Bon de commande », « Addendum au bon de commande », « Certificat de diagnostic », « Facture » et « Acte des travaux terminés ».

Tous les documents sont automatiquement transmis à la demande du client.

Vous pouvez consulter à tout moment tous ces documents ou les imprimer.

Le client ou le service automobile peut annuler la demande à tout moment avant la mise en service de la voiture. Le bon de commande passe alors au statut « Annulé ».

Un tel bon de commande peut être rétabli, mais le travail, le temps et les pièces de rechange nécessaires devront être convenus à nouveau avec le client.

Si le client veut annuler la demande au moment du travail, le maître doit terminer le travail et annuler le prochain travail planifié. Après cela, il sera possible de terminer le travail sur la demande.

Pour suspendre le travail, cliquez sur l’icône « Paramètres » dans le coin supérieur droit et cliquez sur « Annuler la demande ».